Cómo elegir un buen CRM
Para elegir el CRM más adecuado para tu empresa tienes que definir tus objetivos y necesidades, describir y conocer a tu empresa, evaluar tu presupuesto, evaluar la escalabilidad y el costo, analizar las características y funcionalidades, evaluar la facilidad de uso y la sincronización con otras herramientas y comprobar la regulación de datos y la seguridad.
Pasos para elegir el CRM adecuado para tu empresa:
1. Define tus objetivos y necesidades
Establece una visión clara y amplia de lo que deseas lograr con tu CRM haciéndote preguntas y respondiendo a ellas.
¿Más clientes?
¿Más leads?
¿Aumentar la productividad?
¿Aumentar las ventas?
¿Organizar información?
¿Mejorar el servicio al cliente?
¿Mejorar la atención?
¿Tener más control sobre tu trabajo?
¿Controlar el tiempo?
¿Mejorar el marketing?
¿Mejorar tu producto?
2. Describe y conoce tu empresa
¿Qué tamaño tiene?
¿En qué sector está?
¿Qué trabajadores van a utilizar el CRM?
¿Cuántos son?
¿Están cualificados?
¿Hay servidores para tu CRM?
3. Evalúa tu presupuesto
Es fundamental establecer un presupuesto realista que se ajuste a tu capacidad financiera y al tamaño de tu empresa. Ten en cuenta que, además del costo inicial, también pueden existir tarifas adicionales por actualizaciones, almacenamiento o usuarios adicionales. Además de poder ser gratuito al principio y una vez concluido el periodo de prueba aumentar su precio.
4. Evalúa la escalabilidad y el costo
A medida que tu empresa crece, es fundamental que tu CRM pueda crecer con ella. Considera la escalabilidad del CRM y asegúrate de que pueda manejar un aumento en el volumen de datos y usuarios sin comprometer el rendimiento. Además, evalúa el modelo de precios y asegúrate de que se ajuste a tu presupuesto y modelo de negocio. Algunos CRM ofrecen planes de precios flexibles que te permiten pagar solo por las funcionalidades que necesitas y escalar según sea necesario.
5. Analiza las características y funcionalidades
Este es el paso más importante.
Gestión de contactos: Almacenamiento y organización de la información de clientes, leads y prospectos.
Seguimiento de ventas: Oportunidades de negocio, gestión de pipelines y pronósticos de ventas.
Automatización de marketing: Herramientas para crear y ejecutar campañas de marketing, enviar correos electrónicos automatizados y realizar seguimiento de las interacciones.
Automatización de tareas: Envío de correos electrónicos, creación de tareas y seguimiento de leads.
Atención al cliente: Gestión de tickets, resolución de problemas y análisis de la satisfacción del cliente.
Informes y análisis: Generación de informes personalizados sobre el rendimiento de las ventas y la actividad de los clientes.
6. Evalúa la facilidad de uso y la adaptabilidad
Un buen CRM debe ser fácil de usar y adaptarse a los procesos comerciales existentes de tu empresa. La interfaz intuitiva y la navegación fluida son cruciales para garantizar la adopción por parte de los usuarios. Además, busca un CRM que ofrezca opciones de personalización para que puedas adaptarlo a las necesidades específicas de tu empresa sin necesidad de costosas personalizaciones. Si es preciso, realiza pruebas gratuitas o demostraciones para que tu equipo pueda familiarizarse con la herramienta antes de tomar una decisión final.
7. Debes integrarlo con otras herramientas
La capacidad de integrarse con otras herramientas y sistemas que ya utilizas también es un factor importante a considerar porque facilita el flujo de información y evita la duplicación de datos. Además de tener todo sincronizado. Como por ejemplo con Google Calendar, Sage 50 o con Google Drive.
8. Considera la movilidad y la accesibilidad
En un mundo cada vez más móvil, es crucial que tu CRM sea accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Busca un CRM que ofrezca aplicaciones móviles nativas o una interfaz optimizada para dispositivos móviles que permita a tu equipo acceder a la información y realizar tareas mientras están en movimiento. La sincronización en tiempo real entre dispositivos también es importante para garantizar la coherencia de los datos. Además de permitir poder trabajar sin conexión o cobertura.
9. Seguridad y Datos
Asegúrate de que el CRM elegido ofrece medidas de seguridad robustas para proteger la información confidencial de tus clientes. Que está adaptado al Reglamento de Protección de datos, RGPD y a la ley orgánica de protección de datos, LOPD.
10. Investiga la reputación del proveedor
La reputación y la fiabilidad del proveedor de CRM son factores clave a tener en cuenta al tomar una decisión. Investiga la experiencia del proveedor en el mercado, su historial de actualizaciones y su capacidad para proporcionar soporte técnico y atención al cliente de calidad. Lee reseñas y testimonios de otros clientes para obtener una idea de la satisfacción general del cliente y la calidad del producto. Solicitar demostraciones para evaluar las diferentes soluciones. Algunos de los proveedores de CRM más populares incluyen Salesforce, HubSpot, Zoho, winCRM, Microsoft Dynamics 365 y Pipedrive.
11. Prueba antes de comprometerte
Antes de tomar una decisión final, asegúrate de probar el CRM para evaluar su funcionalidad y compatibilidad con las necesidades de tu empresa. Muchos proveedores ofrecen versiones de prueba gratuitas o demos que te permiten explorar el software y realizar pruebas prácticas. Aprovecha esta oportunidad para involucrar a tus usuarios clave y recopilar su feedback antes de tomar una decisión.
12. Implementación y capacitación:
Una vez elegido el CRM adecuado, es importante planificar cuidadosamente la implementación y la capacitación de tu equipo. Asegúrate de que todos los usuarios comprendan cómo utilizar la herramienta y cómo aprovechar al máximo sus funcionalidades.
13. Evaluación y seguimiento del rendimiento:
Es fundamental monitorizar el rendimiento del CRM y su impacto en tu negocio. Mide los resultados clave, como la tasa de conversión de leads, la satisfacción del cliente y el aumento de las ventas. Esta información te ayudará a determinar si el CRM está cumpliendo con tus expectativas y a realizar ajustes necesarios.
En conclusión, elegir un buen CRM es un paso fundamental para el éxito a largo plazo de tu empresa. Al definir claramente tus objetivos, evaluar las funcionalidades clave y considerar la facilidad de uso, la escalabilidad y la reputación del proveedor, estarás en una posición sólida para tomar una decisión informada que impulse el crecimiento y la eficiencia de tu negocio. Recuerda que el CRM adecuado no solo mejora la gestión de las relaciones con los clientes, sino que también puede transformar la forma en que tu empresa interactúa y se relaciona con su base de clientes.